Guide pour des présentations PowerPoint accessibles

Ne surchargez pas vos diapositives en ajoutant trop de texte.

Ne mettez pas tout ce que vous dites sur vos diapositives. Utilisez les diapositives pour les éléments d’information les plus importants. S’il y a beaucoup de puces, répartissez-les sur plusieurs diapositives. Si vous prévoyez de partager votre présentation, vous pouvez mettre ce que vous avez dit dans les notes des diapositives concernées.

Une bonne pratique permettant de faciliter la lecture du texte consiste à ne pas excéder 7 lignes par diapositive et de laisser un espace suffisant entre chaque ligne. Le texte ne doit pas occuper toute la largeur de la diapositive.

Une fois que vous avez créé vos diapositives, vérifiez l’ordre de lecture. Il est essentiel de le respecter pour que les utilisateurs de lecteurs d’écran comprennent votre contenu.

Il existe deux façons de le vérifier : le volet Ordre de lecture et le volet Sélection.

Utilisation du volet Ordre de lecture

1. Ouvrez le volet Ordre de lecture en sélectionnant l’onglet Révision, puis le volet Ordre de lecture dans le menu déroulant Vérifier l’accessibilité.
2. Assurez-vous que les éléments de chaque diapositive sont dans l’ordre dans lequel ils doivent être lus, avec le titre de la diapositive tout en haut et le pied de page en bas. En cliquant sur un élément du volet, vous verrez quel élément il représente sur la diapositive.

Utilisation du volet Sélection

Cliquez sur n’importe quel objet sur une diapositive et allez dans l’onglet Organiser, puis cliquez sur Volet Sélection. Le volet Sélection apparaît sur le côté droit. Assurez-vous que les éléments de chaque diapositive sont dans l’ordre dans lequel ils doivent être lus, avec le titre de la diapositive tout en bas et le pied de page en haut. En cliquant sur un élément du volet, vous verrez quel élément il représente sur la diapositive.

Une police sombre sur un fond clair et teinté améliore significativement l’accessibilité de la présentation.

Un fond blanc pur peut poser des problèmes aux personnes présentant des de déficiences visuelles ou des affections neurodiverses. Un gris très pâle donne souvent de bons résultats.

Les mots en italique ou soulignés sont difficiles à lire.

Utilisez des caractères normaux pour votre texte principal, et des caractères en gras pour les titres et pour mettre en évidence les mots clés, si nécessaire.

Aligner le texte à gauche permet de créer un espacement des mots régulier, facilitant ainsi sa lecture.

La justification du texte entraîne un espacement irrégulier, susceptible de compliquer sa lecture. Lorsqu’un texte est centré, il peut être difficile de distinguer le début de chaque ligne.

Comment aligner le texte à gauche

1. Surlignez le texte à l’intérieur de la zone de texte.
2. Cliquez sur l’onglet Accueil.
3. Sélectionnez l’icône Aligner à gauche.

La police sans empattement est la plus adaptée à la lecture sur écran.

Les polices manuscrites sont beaucoup plus difficiles à lire et donc moins accessibles. Une police sans empattement de 20 points ou plus pour le corps du texte améliorera la lisibilité de votre contenu.

Les liens hypertextes doivent transmettre des informations claires et précises, qui indiquent ce vers quoi le lien renvoie.

Les personnes qui utilisent des lecteurs d’écran peuvent rechercher les liens. Évitez donc d’utiliser des expressions ou des termes tels que ‘cliquez ici’, ‘en savoir plus’ et ‘lien’. Privilégiez plutôt un texte descriptif, tel que Guide pour des présentations PowerPoint accessibles. Utilisez une couleur différente pour mettre en évidence le texte de l’hyperlien et soulignez-le afin que les daltoniens puissent reconnaître que le texte comporte un lien.

Comment ajouter un lien hypertexte

1. Surlignez le texte.
2. Sélectionnez l’onglet Insertion.
3. Sélectionnez Lien, puis Insérer un lien.
4. Saisissez une URL existante dans le champ Adresse.
5. Cliquez sur OK.

Lorsque vous rédigez votre texte, pensez aux mots que vous utilisez lors d’une conversation.

Notre cerveau assimile plus facilement les informations lorsqu’elles sont fragmentées. Il est également utile de lire votre texte ligne par ligne, en supprimant les mots inutiles.

Les deux phrases transmettent le même message, mais la seconde est bien plus courte et plus simple à lire.

• Au lieu de : Sightsavers est une ONG de premier plan, présente dans plus de 30 pays, qui crée des synergies pour lutter contre la cécité et accroître sa capacité à promouvoir l’égalité des chances pour les personnes en situation de handicap.
• Essayer : Sightsavers travaille dans plus de 30 pays pour lutter contre la cécité évitable et défendre les droits des personnes handicapées.

Mettez-vous à la place de votre public et rendez votre langage aussi clair que possible.

Définissez les termes difficiles si vous devez utiliser un langage technique et complexe pour exprimer une idée.

• Au lieu de : Sightsavers est une ONG qui collabore avec l’OMS pour traiter et prévenir les MTN.
• Essayer : Sightsavers est une organisation internationale qui collabore avec l’Organisation mondiale de la Santé pour traiter et prévenir les maladies tropicales négligées.

Les puces peuvent aider votre public à lire et à assimiler rapidement les informations.

Utilisez l’outil des puces dans l’onglet Accueil. Si vous les saisissez manuellement sous forme de tirets, les lecteurs d’écran risquent de les lire de manière illogique.

Au lieu d’écrire : Les signes les plus courants indiquant qu’une personne est atteinte de trachome sont l’écoulement des yeux, l’irritation des yeux et les rougeurs.

Essayez d’écrire :

Signes courants du trachome:

• Écoulement des yeux
• Irritation des yeux
• Rougeurs

Évitez les images à faible résolution ou floues.

Des images claires et nettes, avec une bonne résolution, seront facilement visibles par votre public et amélioreront considérablement votre présentation.

Ajoutez un texte de remplacement aux images, y compris aux photos, graphiques, icônes, logos et diagrammes.

Cela permet aux personnes utilisant des lecteurs d’écran de les reconnaître lorsque vous partagez votre présentation.

Comment ajouter un texte de remplacement

• Faites un clic droit sur l’image.
• Sélectionnez Afficher le texte de remplacement.
• Tapez le texte de remplacement dans la zone de texte prévue à cet effet.
• La description doit être brève et adaptée au contexte. Il n’est pas nécessaire d’écrire ‘Image de…’ ou ‘Photo de…’ – le lecteur d’écran le fera automatiquement.

Lire les directives sur le texte de remplacement complet

Lorsque vous placez du texte sur une image, positionner le texte soigneusement.

Assurez-vous que l’arrière-plan offre un contraste suffisant pour le rendre lisible.

Les diagrammes et les graphiques doivent être clairement intitulés et ne doivent pas reposer uniquement sur des couleurs contrastées.

Utilisez des motifs ou des étiquettes de données supplémentaires pour permettre aux lecteurs de différencier plus facilement chaque donnée. N’utilisez pas de tons et de nuances similaires dans différents segments d’un tableau ou d’un graphique, car il sera difficile de les distinguer, en particulier pour les personnes malvoyantes ou atteintes de daltonisme.

Si les graphiques comportent des légendes et des légendes d’axe, assurez-vous que le texte est suffisamment grand pour être lu. Il est également recommandé d’expliquer et de décrire les figures et les graphiques lorsque vous faites une présentation.

Les animations peuvent être déroutantes pour certaines personnes, en particulier pour les personnes malvoyantes. Privilégiez la simplicité et utilisez-les avec parcimonie, voire pas du tout.

Les sous-titres sont très utiles pour les personnes malentendantes et pour les personnes qui préfèrent regarder le contenu des fichiers vidéo en coupant le volume.

Le Guide pour des vidéos accessibles contient des orientations détaillées sur la manière de rendre les vidéos accessibles. (++lien nécessaire lorsque nous aurons produit et mis en ligne le Guide pour des vidéos accessibles++)

• Une bonne pratique consiste à lire à voix haute le texte affiché sur les diapositives.
• Restez silencieux lorsque des animations, des GIF ou des vidéos sont en cours de lecture. Le contenu en mouvement est distrayant et empêche le public de se concentrer.
• Assurez-vous de connaître le temps dont vous disposez pour votre présentation et entraînez-vous afin de vous assurer que tout ce qui figure sur vos diapositives peut être couvert sans vous précipiter.
• Les figures et les graphiques doivent être expliqués et décrits.
• L’animateur doit mentionner explicitement la zone d’intérêt de la diapositive, en disant par exemple « le graphique à gauche de l’écran ».
• Enregistrez les diapositives au format PDF et partagez-les avec les participants au moins 24 heures avant la réunion.

Pour vous assurer que vos documents et présentations sont accessibles, vous pouvez utiliser l’outil de vérification de l’accessibilité.

1. Rendez-vous dans l’onglet « Révision » et cliquez sur « Vérifier l’accessibilité ».
2. Cela ouvrira une boîte de dialogue qui mettra en évidence les problèmes d’accessibilité de votre présentation et vous prodiguera des conseils sur la manière de les corriger.
3. Allez dans l’onglet « Révision » et cliquez sur la flèche située sous « Vérifier l’accessibilité », puis sélectionnez « Options : accessibilité ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Si vous cochez la case « Poursuivre l’exécution du vérificateur d’accessibilité pendant que je travaille », il vous informera de tout problème en affichant une notification sur le ruban inférieur de votre écran.
4. Le vérificateur d’accessibilité ne doit être utilisé que comme un outil d’appoint, car il ne peut pas toujours vous aider. Par exemple, il ne saura pas identifier les problèmes liés à l’ordre de lecture, car il ne peut pas savoir si ce dernier est correct ou non.

Ce guide de référence rapide peut être utilisé pour vous assurer que votre travail est aussi accessible que possible.

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