Planifiez la réunion à l’avance et assurez-vous que les exigences d’accessibilité sont bien respectées.

Voici les points à prendre en compte :

• Communiquez clairement vos attentes aux participants avant la réunion et pendant celle-ci. Par exemple, souhaitez-vous qu’ils fassent un rapport, qu’ils participent, qu’ils trouvent des solutions ou qu’ils échangent des idées ?
• Planifiez le programme de la réunion et communiquez-le aux participants.
• Veillez à ce que le programme ne soit pas trop chargé.
• Prévoyez des pauses toutes les heures.
• Communiquez des documents et autres supports à l’avance, dès que possible.
• Calculez le temps dont vous disposez pour votre présentation et entraînez-vous pour vous assurer que vous pourrez tout aborder sans précipitation.
• Fixez une heure de réunion adaptée, surtout si les participants sont basés à l’étranger et sont sur un fuseau horaire différent.
• Demandez aux participants de communiquer leurs besoins d’accessibilité à l’avance pour qu’ils puissent le faire en privé plutôt que pendant la réunion.

Commencez par vous présenter et présenter l’ensemble des intervenants.

C’est très utile pour bien comprendre qui sont les différents intervenants dans les grandes réunions. Si vous prenez la parole plusieurs fois, vous devez tout de même l’annoncer à chaque intervention, mais ce n’est pas nécessaire dans les petites réunions lorsque les premières présentations ont été faites.

Enregistrez la réunion pour les personnes qui n’ont pas pu y assister.

Cela aidera également les participants à se rappeler des points qui ont été abordés, et les intervenants à analyser leur présentation et à améliorer les problèmes d’accessibilité rencontrés.

Respectez le temps alloué dans le programme et assurez-vous que les pauses prévues sont prises à l’heure.

Communiquez clairement le message que vous souhaitez faire passer et adoptez un langage simple et direct.

Il faut veiller à agrandir l’écran lorsque vous partagez des informations.

Voici comment vous y prendre :

• Veillez à ce que votre écran soit bien dégagé.
• Partagez uniquement la fenêtre qui contient les informations dont vous souhaitez parler.
• Assurez-vous de partager des contenus dont la taille est adaptée et demandez aux participants s’ils souhaitent que vous fassiez des ajustements.
• Dans les applications Office, utilisez le mode « Focus » pour afficher le contenu en plus grand.
• Faites un zoom avant si le contenu n’est pas très lisible.
• Demandez à l’ensemble des participants s’ils voient bien votre écran avant de continuer. De plus, décrivez oralement ce qui est affiché à l’écran pour vous assurer que les personnes souffrant de déficiences visuelles arrivent à suivre.

Vous pouvez contrôler la « suppression du bruit » dans Microsoft Teams si vous vous trouvez dans un environnement bruyant.

Envisagez de couper le micro des participants jusqu’à ce que vous leur demandiez de parler ou de poser des questions. Les participants doivent éviter d’interrompre l’intervenant pendant la réunion, sauf s’ils sont invités à prendre la parole.

Utilisez les animations avec parcimonie, car elles peuvent être gênantes pour les personnes qui souffrent d’un trouble de la vision.

Les contenus animés sont source de distraction et entravent la concentration. Restez silencieux pendant la lecture d’animations, de gifs ou de vidéos afin que les participants puissent les entendre distinctement, et proposez des sous-titres pour les contenus vidéo ou audio.

Les sous-titres en direct peuvent être activés sur MS Teams via le menu à trois points, en haut de l’écran de la réunion.

N’importe quel participant à la réunion peut activer les sous-titres, qui ne s’afficheront que pour lui. Les sous-titres affichent le nom de la personne qui prend la parole.

Activez la fonctionnalité « Afficher la transcription » dans Microsoft Teams pour garder automatiquement une trace de la réunion.

N’importe quel participant à la réunion peut activer cette fonctionnalité, et la transcription sera mise à la disposition de tous les participants à la fin de la réunion.

Rédigez un compte rendu synthétique et clair des sujets abordés, des décisions prises, des personnes qui devront prendre des mesures et dans quels délais.

Assurez-vous que les documents sont bien accessibles : veillez à utiliser un langage simple et évitez l’emploi d’acronymes ou de jargon. Les acronymes ne doivent être utilisés que s’ils sont plus connus sous cette forme que sous leur forme développée. C’est le cas des termes « URL », « code QR » et « USB », par exemple. Communiquez l’enregistrement de la réunion.

Demandez aux participants de vous faire un retour sur l’accessibilité et l’aspect inclusif de la réunion, et réfléchissez à ce qui pourrait être amélioré pour la fois suivante.