Guide d’accessibilité Word

Utilisez les styles de titres intégrés pour aider les utilisateurs de systèmes de lecture d’écran à se repérer dans le contenu qu’ils souhaitent lire.

Le titre doit être clair et porteur de sens, et indiquer de manière explicite le thème de la partie du document concernée. Si vous utilisez plusieurs niveaux de titres, choisissez «Titre 1» pour titre principal, puis «Titre 2» ou «Titre 3» pour les sous-titres suivants : ainsi, vous vous assurez que votre contenu est structuré de manière logique.

1. Sélectionnez le texte.
2. Rendez-vous dans la section «Accueil» du ruban.
3. Sélectionnez «Styles».
4. Choisissez votre style de titre.

L’étiquetage indiquera aux systèmes de lecture d’écran de quel type d’élément il s’agit : un titre, un texte ou une image.

Sous Word, chaque style peut être lié à une étiquette donnée. La seule étape manuelle consiste donc à définir des «figures» (images) en ajoutant des textes de remplacement ou des «artefacts» (éléments qui ne doivent pas être lus) qui permettent de les marquer comme éléments décoratifs. L’ajout d’un texte de remplacement est expliqué dans la partie «Images» des présentes directives.

L’absence d’espace entre les paragraphes d’un document peut donner l’impression d’un texte trop dense.

N’incluez pas de retour chariot ou d’espacements multiples dans votre document: les systèmes de lecture d’écran énonceront les mots «espace» ou «retour à la ligne» à chaque espacement supplémentaire ou saut de paragraphe, ce qui risque d’agacer l’auditeur. Il existe un moyen de séparer les paragraphes de manière indétectable pour les systèmes de lecture d’écran.

1. Sélectionnez le texte.
2. Sélectionnez «Interligne et espacement de paragraphe».
3. Sélectionnez «Ajouter de l’espace avant le paragraphe» et «Ajouter de l’espace après le paragraphe».

Les gros blocs de texte peuvent être difficiles à lire pour de nombreuses personnes, y compris les personnes dyslexiques, qui peuvent être sujettes à une distorsion visuelle créant un mélange entre les mots du texte.

Il est préférable, dans la mesure du possible, d’organiser l’information en petits paragraphes. Les images sont un excellent moyen d’illustrer un propos et d’aérer le texte.

Les tableaux permettent d’organiser visuellement les informations et de montrer la relation entre différents éléments.

La bonne configuration des tableaux permet aux systèmes de lecture d’écran de les lire à voix haute et dans le bon ordre pour les utilisateurs malvoyants ou atteints de déficiences visuelles.

Les systèmes de lecture d’écran se repèrent dans un tableau en comptant ses cellules. Si un tableau est encastré dans un autre tableau, ou si une cellule est fusionnée ou fractionnée, le système de lecture d’écran perd le compte et n’est plus en mesure de fournir des informations utiles sur le tableau au-delà de la cellule concernée.

Les cellules vides peuvent également induire en erreur les personnes qui utilisent un système de lecture d’écran en les laissant croire qu’elles ont lu la totalité du contenu du tableau. Vous pouvez utiliser la touche Tab pour vérifier que votre tableau est correctement configuré : cette touche permet de sélectionner chaque cellule, ligne par ligne.

Donnez à votre document un nom de fichier explicite et porteur de sens, fidèle à son contenu.

Cela permettra de trouver le document plus facilement et aidera les utilisateurs à en saisir rapidement le sujet.

Plutôt que d’écrire :  Doc3

Essayez d’écrire :  Guide_promenade_chien

Une police foncée sur un arrière-plan clair offre une lisibilité optimale.

Lorsqu’il s’agit d’optimiser la lisibilité, le noir sur blanc est généralement le choix qui s’impose.

Les mots en italiques ou soulignés sont difficiles à lire. Utilisez le style normal pour le texte principal et les caractères gras pour les titres et, le cas échéant, pour mettre en avant les mots-clés.

Les longs passages en gras sont difficiles à lire et certains systèmes de lecture d’écran interprètent les caractères gras comme des cris. Il convient donc de les utiliser avec parcimonie.

Dans les langues qui se lisent de gauche à droite, il convient d’aligner l’ensemble du texte à gauche, y compris dans les tableaux et les blocs de texte présents dans les diagrammes, afin de voir plus facilement où commence chaque ligne.

Les personnes atteintes de troubles de la lecture peuvent avoir du mal à lire des lignes de texte trop longues. Optez pour un maximum de 60 à 70 caractères par ligne.

Le texte justifié peut entraîner un problème d’uniformité de l’espacement susceptible de compliquer la lecture.

Le texte centré peut rendre le début de chaque ligne difficile à identifier.

1. Sélectionnez le texte.
2. Cliquez sur l’onglet «Accueil».
3. Sélectionnez «Paragraphe», puis cliquez sur l’icône «Aligner à gauche».

Les polices Sans Serif ou sans empattement (par example la police Arial) sont mieux adaptées à un affichage sur écran.

Les polices de caractères décoratives ou cursives sont beaucoup plus difficiles à lire, donc moins accessibles. Dans le corps du texte, l’utilisation d’une police lisible de 12 points ou plus rendra votre contenu plus lisible.

Les liens hypertextes doivent transmettre des informations claires et précises, en indiquantoù se rendra l’utilisateur s’il clique sur le lien.

Les utilisateurs de systèmes de lecture d’écran peuvent balayer les pages à la recherche de liens : évitez donc les textes de liens tels que «cliquez ici», «en savoir plus» ou «lien», et privilégiez une description plus explicite telle que Directives relatives à l’accessibilité sous Word.

Utilisez une couleur différente pour mettre en valeur les liens hypertextes. Vous devez également les souligner pour permettre aux personnes daltoniennes de reconnaître que le texte inclut un lien.

1. Sélectionnez le texte.
2. Sélectionnez «Insertion» dans le ruban.
3. Sélectionnez «Liens» > «Lien»> «Insérer un lien hypertexte».
4. Tapez une URL existante dans le champ «Adresse», puis tapez le texte que vous voulez utiliser pour le lien dans le champ «Texte à afficher».
5. Sélectionnez «OK».

Comparez ces deux phrases :

Une ONG de premier plan dotée d’une présence dans plus de 30 pays, impliquée dans l’établissement de synergies au service de l’évitement de la cécité et dans le renforcement des capacités en faveur de l’égalité des chances pour les personnes en situation de handicap.

Une organisation présente dans plus de 30 pays, qui contribue à prévenir la cécité évitable et à défendre les droits des personnes en situation de handicap.

Ces deux phrases transmettent le même message, mais la seconde est beaucoup plus courte et simple à lire. Au moment de rédiger, réfléchissez aux mots que vous pourriez employer dans le cadre d’une conversation, et gardez à l’esprit que nos cerveaux assimilent beaucoup plus facilement l’information lorsqu’elle est divisée en petits segments. Il peut également s’avérer utile de relire votre propre texte ligne par ligne afin de supprimer les mots qui ne sont pas indispensables.

Les listes à puces peuvent également aider votre public à lire et à assimiler plus rapidement l’information.

Utilisez l’outil de création de pucesen sélectionnant «Paragraphe» dans l’onglet «Accueil». Si vous les saisissez manuellement sous forme de tirets, les systèmes de lecture d’écran risquent de les lire dans le désordre.

Plutôt que d’écrire :

Les signes les plus courants indiquant qu’une personne est atteinte de trachome incluent les sécrétions, les irritations et les rougeurs oculaires.

Essayez d’écrire :

Signes courants de trachome :

• Sécrétions oculaires
• Irritations des yeux
• Rougeurs

Mettez-vous à la place de votre lecteur et adoptez un langage aussi clair que possible.

Assurez-vous de fournir une définition lorsque vous êtes contraint d’utiliser un langage peu clair ou technique pour exprimer une idée.

Plutôt que d’écrire :

Une ONG qui travaille avec l’OMS pour traiter et prévenir les MTN.

Essayez d’écrire :

Une organisation internationale qui travaille avec l’Organisation mondiale de la Santé pour traiter et prévenir les maladies tropicales négligées

Les images nettes et distinctes, dotées d’une bonne résolution, seront facilement visibles par votre public et embelliront également votre présentation.

Évitez les images de basse résolution ou floues. Vérifiez également que la photographie n’a pas été rognée de manière excessive et que l’ensemble des éléments importants s’affichent correctement.

Intégrez du texte de remplacement aux images, y compris les photographies, graphiques, icônes, logos et diagrammes, pour permettre aux personnes utilisant des systèmes de lecture d’écran de les reconnaître lorsque vous présentez votre document.

Le texte de remplacement est la description brève d’une image, destinée à être lue par les logiciels de lecture d’écran. Il est indispensable pour permettre aux utilisateurs atteints de déficiences visuelles de comprendre le document. Parfois, il n’est pas nécessaire qu’un élément graphique soit lu.

Par exemple, vous pouvez ne pas vouloir que les logos en pied de page soient lus à chaque page. Dans ce cas, n’ajoutez pas de texte de remplacement dans la zone concernée. Cochez plutôt la case «Marquer comme élément décoratif». Cela indiquera aux systèmes de lecture d’écran qu’ils peuvent ignorer cet élément graphique sans altérer l’expérience du lecteur.

Consultez les directives sur la rédaction de textes de remplacement

1. Faites un clic droit sur l’image.
2. Sélectionnez «Modifier le texte de remplacement».
3. Un panneau «Texte de remplacement» apparaîtra sur la droite.
4. Tapez une description détaillée dans la zone du texte de remplacement. Terminez votre description par un point. Vous n’avez pas besoin de préciser: «Image de» ou «Photo de», car le logiciel de lecture d’écran présentera automatiquement chaque image.

Voir les directives relatives à la rédaction de textes de remplacement(ajouter le lien vers les directives relatives aux textes de remplacement)

Proposez des diagrammes et des graphiques aussi simples que possible et n’oubliez pas d’ajouter des textes de remplacement.

Ils doivent être clairement étiquetés et ne pas reposer exclusivement sur des couleurs contrastantes. Utilisez des motifs ou des étiquettes de données supplémentaires pour aider les lecteurs à différencier chaque donnée.

N’utilisez pas de tons ou de teintes similaires dans différents segments d’un diagramme ou d’un graphique, car il sera alors difficile de les différencier, surtout pour les personnes malvoyantes ou daltoniennes.

Si les graphiques possèdent des légendes et des étiquettes pour les axes, assurez-vous que le texte est suffisamment grand pour être lisible. Il peut également s’avérer utile d’expliquer et de décrire les figures et graphiques dans le cadre d’une présentation.

Lorsque vous placez du texte par-dessus une image, assurez-vous que l’arrière-plan offre un contraste suffisant afin qu’il puisse être lu facilement.

La légende elle-même doit apporter des éléments de contexte à l’image.

Pour vous assurer que vos documents sont accessibles, vous pouvez utiliser l’outil de vérification de l’accessibilité.

1. Rendez-vous dans l’onglet «Révision», puis cliquez sur «Vérifier l’accessibilité».
2. Cela ouvrira une boîte de dialogue qui surlignera tous les problèmes d’accessibilité dans votre présentation et vous donnera des conseils pour les corriger.
3. Rendez-vous dans l’onglet «Révision», puis cliquez sur «Vérifier l’accessibilité» et sélectionnez «Options: accessibilité». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Si vous cochez la case «Poursuivre l’exécution du vérificateur d’accessibilité pendant que je travaille», l’outil vous indiquera tout problème rencontré en affichant une notification sur le ruban en bas de votre écran.
4. Le vérificateur d’accessibilité n’apporte pas une correction exhaustive et doit être considéré comme un outil complémentaire. Par exemple, il ne signalera pas les problèmes relatifs à l’ordre de lecture, car il n’est pas capable de déterminer si cet ordre est correct ou non.